Masa pandemi Covid-19 ini terpaksa membuat banyak bisnis dan lini usaha mengganti sistem kerja dan menerapkan kebijakan WFHatau bekerja dari rumah. Hal ini dilakukan sebagai upaya untuk mengurangi tingkat penyebaran virus dalam lingkungan kerja.
Dengan sistem WFH ini, hadir berbagai platform yang bisa digunakan untuk memfasilitasi proses bekerja jadi lebih efektif dan efisien. Jadi, tanpa tatap muka sekalipun, seluruh pekerjaan tetap dapat diselesaikan sesuai targetnya.
Microsoft Teams jadi salah satu aplikasi yang banyak digunakan perusahaan-perusahaan besar untuk memfasilitasi para pekerja agar dapat berkomunikasi dengan optimal. Platform ini menyediakan berbagai fitur yang bisa meningkatkan produktivitas antar rekan kerja secara online. Baik melalui pesan langsung, meeting via panggilan telepon atau video, pertukaran dokumen, penyimpanan online shift, dan kalender bersama. Semuanya bisa dilakukan langsung dari laptop di rumah masing-masing.
Dengan fitur Kalender, Anda bisa menjadwalkan pertemuan atau meeting di dalam aplikasi Teams. Selain itu, Anda juga bisa mengirim pengingatkepada rekan kerja mengenai meeting yang akan berlangsung. Microsoft Teams juga memiliki satu kalender utama yang bisa dilihat oleh seluruh tim. Setiap anggota dapat menambahkan pertemuan atau acara ke dalam kalender ini yang secara otomatis masuk ke dalam kalender masing-masing.
Namun, tentunya setiap orang memiliki jadwal dan kesibukan yang berbeda-beda. Fitur Scheduling Assistant akan sangat berguna saat Anda ingin membuat sebuah acara dan memastikan setiap anggota tim dapat hadir. Fitur ini akan membantu Anda dengan menampilkan jadwal seluruh anggota tim untuk melihat waktu yang tepat, alih-alih bertanya kepada tiap anggota satu satu per satu.
Meski sudah mengatur waktu yang tepat, biasanya ada anggota yang jarang mengakses kalender secara rutin dan bisa saja tidak melihat ada agenda terbaru. Untungnya Microsoft Teams dapat mengirimkan email pemberitahuan secara otomatis ke seluruh anggota yang diundang agar mereka mengetahui jadwal terbaru.
Sama seperti aplikasi kalender lainnya, Microsoft Teams juga bisa menjadwalkan agenda secara rutin dengan menetapkan status “Repeat” pada agenda yang dimaksud. Dengan demikian, Anda tidak perlu membuat agenda satu per satu untuk rapat/meeting rutin.
Terlepas dari kegiatan kantor yang sudah dijadwalkan dalam Microsoft Teams, Anda pasti memiliki jadwal lain di luar pekerjaan yang Anda miliki. Malas pastinya untuk membuat agenda lagi satu per satu untuk dimasukkan ke dalam Microsfoft Teams, bukan?
Anda bisa menggunakan email Outlook yang digunakan untuk mengakses akun Microsoft Teams dan menghubungkannya dengan akun lainnya, seperti Yahoo atau Google Calendar. Setelah terhubung, Anda tidak perlu khawatir ada agenda yang bertabrakan dengan jadwal pribadi.
Terakhir, ada juga fitur Create Project Check-Ins yang seringkali digunakan untuk mengerjakan projek-projek besar. Saat projek sudah mendekati waktu tenggat, fitur ini akan membantu tiap anggota untuk mengerjakan tugas masing-masing dengan menetapkan benchmark. Hal ini akan membantu mengurangi stres dan membiarkan anggota tim tetap fokus pada tanggung jawab masing-masing.